Импорт списков Excel в приложении Access
Приложение Access позволяет импортировать внешние данные, и я воспользуюсь этой возможностью для переноса списков Excel. Я создал в Access новую, пока что пустую базу данных, дал ей имя "dbPPnew" и занялся выполнением операции импорта, выбрав из меню "Файл" команду "Внешние данные | Импорт…". В открывшемся окне Импорта я, как обычно, в окошке "тип файла" выбрал из большого раскрывающегося списка нужный мне тип - Microsoft Excel - затем в поле "Папка" выбрал нужную папку, выбрал файл с книгой Excel, содержащей базу данных и нажал кнопку "Импорт". В результате, Мастер Импорта начинает свою работу. Вот первое окно, которое открывает этот Мастер, предлагая импортировать рабочие листы или именованные диапазоны книги Excel:
Рис. 4.18. Импорт списков Excel
Обратите внимание, я предпочел работать с именованными диапазонами, а не с листами книги. Дело в том, что Мастер импорта не слишком интеллектуален и не может разобраться, где на рабочем листе начинается список Excel. Он предполагает, что заголовки полей списка начинаются в первой строке. Я же рабочий лист начинал с некоторого общего заголовка, и только потом уже размещал список. По этой причине, прежде чем заниматься импортом списков, я ввел именованные диапазоны для списков, назвав каждый диапазон по имени списка. Это позволит Мастеру Импорта разобраться с именами полей списка и сделать их именами полей таблицы Access, при условии, что на втором шаге работы Мастера будет включен флажок "Первая строка содержит заголовки столбцов". Я включил этот флажок, а на третьем шаге работы включил переключатель "В новой таблице", поскольку речь идет не о добавлении данных в существующую таблицу, а о создании новой таблицы. Вот как выглядит следующее окно Мастера Импорта, позволяющего уточнить характеристики полей таблицы:
Рис. 4.19. Мастер Импорта уточняет характеристики полей таблицы
На следующем шаге можно указать Мастеру, какое поле является ключевым или добавить в таблицу поле счетчика, которое и будет играть роль ключа. Единственная проблема возникает в случае составного ключа, - Мастеру можно задать лишь одно ключевое поле, остальную работу по уточнению состава ключа придется выполнить уже в Access. Наконец, на последнем шаге работы можно указать не только имя таблицы, но и включить два флажка, один из которых вызывает Мастера Анализа таблиц, который позволяет провести проверку эффективности (с точки зрения этого Мастера) качества проектирования таблицы и определить целесообразность ее возможного разбиения на несколько таблиц.
Рис. 4.20. Последний шаг работы Мастера Импорта
Я не стал вызывать Мастера Анализа таблиц, но надеюсь, что еще придет его время, и я расскажу подробнее о шагах его работы. Таблица "Книги" была успешно перенесена из Excel в Access. Аналогичным образом можно было бы импортировать и другие списки Excel, преобразуя их в таблицы базы данных Access. Но следующий список "Заказчики" я перенесу из Excel в Access, используя команду "Перенести в MS Access", которая появляется в меню Excel при включенной надстройке "AccessLinks".
