Построение таблиц "Заказчики" и "Книги"
Access относится к реляционным базам данных, в которых основной формой представления данных являются таблицы. Таблицы связываются между собой за счет общих полей. Поскольку таблица еще и общечеловеческая форма представления данных, то ее создание интуитивно понятно всем. Запись (строку) таблицы можно рассматривать, как совокупность полей разного типа. Каждый столбец таблицы хранит значения одного поля. Так что каждая таблица задает некоторый набор записей, и каждая запись представляется одной строкой таблицы. Число полей записи однозначно определяет число столбцов таблицы. Access предоставляет различные средства, облегчающие задание структуры таблицы. Полагаю, что даже человек, не имеющий опыта работы с Access, работая в Конструкторе таблиц Access, без труда определит собственную таблицу. Отмечу лишь, что для каждого поля задается имя, выбирается его тип, и задаются другие свойства поля, например, описание. Свойства поля зависят не только от его типа, они включают такие характеристики, как указание на то, является ли поле индексируемым, имеет ли уникальное значение, должно ли обязательно присутствовать в записи. Они определяют также формат и маску, которой должно удовлетворять значение поля, и другие характеристики.
Я не буду сейчас останавливаться на средствах Access, позволяющих создавать таблицы визуально, они достаточно просты. Для нас сейчас важнее понимать структуру таблиц, входящих в состав базы данных. Начну с определения таблицы "Заказчики", хранящей информацию о заказчиках офиса РР. Каждая ее запись включает следующие поля: Код заказчика, Название, Адрес, Город, Телефон, Директор, Прочее, Email. Вот как выглядит определение таблицы в конструкторе Access, где для каждого поля задаются имя, тип, описание и другие характеристики:
Рис. 4.1. Структура таблицы "Заказчики
Обратите внимание, обязательным условием определения таблицы базы данных является задание ключа. Ключом может быть одно поле или совокупность полей, требуется лишь, чтобы значение ключа было уникальным для каждой записи. Это требование позволяет однозначно найти запись в таблице, зная ее ключ. Требование существования ключа записей всегда выполнимо, поскольку при необходимости есть возможность добавить к исходным полям записи поле счетчика, которое может выступать в роли ключа, автоматически давая записи новый номер при добавлении ее в таблицу. На рисунке 4.1 можно видеть (ключевые поля отмечены соответствующим значком -
Определим теперь структуру таблицы "Книги". Эта таблица содержит информацию о книгах, выпускаемых издательством "РР". Достаточно взглянуть на рисунок, чтобы увидеть, какие поля в нее включены:
Рис. 4.2. Структура таблицы "Книги"
Две введенные таблицы "Заказчики" и "Книги" пока не связаны между собой, - они не имеют общих полей. Такая связь возникнет позже - при расширении базы данных. Она появится, когда заказчики начнут заказывать книги. Позже я добавлю в базу данных таблицу "Заказы", которая будет иметь общие поля, как с таблицей "Книги", так и с таблицей "Заказчики".
