Списки Excel, как локальная база данных
Говоря об Excel и базах данных нельзя не упомянуть и о такой возможности Excel, как ведение собственной локальной базы данных, не использующей никаких внешних источников данных. Небольшие базы данных можно вести непосредственно на Excel. Такую базу данных можно представлять как совокупность таблиц. Таблицы естественны для Excel и их создание не вызывает никаких трудностей. Для поиска данных в таблицах, их отбору, сортировке предусмотрены специальные средства. Когда объем данных невелик и нет необходимости в сложных запросах, требующих одновременной работы с несколькими таблицами, работать с данными в Excel проще и быстрее. Умение вести базу данных на Excel особенно важно для тех, кто не имеет доступа к другим базам данных и работает с версией Office 2000, не содержащей Access.
Базу данных Excel удобнее всего располагать на нескольких листах по числу таблиц, хранящих данные. На каждом листе обычно располагается одна таблица. Это ограничение накладывает метод AdvancedFilter, без которого, как правило, не обходится обработка данных в таблице. Многие запросы к таблице можно реализовать с помощью этого метода. Таблицу, хранящую данные, в Excel принято называть списком. Список, как и всякая таблица, состоит из строк и столбцов. Столбцы - это поля списка (таблицы БД). Первая строка списка обычно содержит имена полей. Вот несколько правил, которым должны удовлетворять списки, часть из них носит рекомендательный характер:
- для имен полей следует задать формат (шрифт, цвет фона), отличный от формата ячеек, хранящих значения полей: это позволит системе автоматически отличать имена полей от их значений;
- значения, хранящиеся в одном столбце (значения одного поля), должны иметь один и тот же тип;
- рекомендуется именовать лист названием списка, возможно, с некоторым префиксом;
- области ячеек, отведенной для списка (вместе с первой строкой, хранящей названия полей), целесообразно дать имя; эту область нужно выделить по максимуму, так чтобы она допускала дальнейшее пополнение списка;
- список отделяется от остальной части рабочего листа пустыми строками и столбцами. Поэтому не рекомендуется, чтобы пустые строки и столбцы встречались в середине списка, т. е. записи, все поля которых пусты, нежелательны, - иногда это может привести к неприятностям.
